Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Fichay es:

2. Datos Personales que Recopilamos

Según el tipo de usuario y la interacción con la plataforma, recopilamos la siguiente información:

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales son tratados para las siguientes finalidades:

• Registro, autenticación y gestión de cuentas de usuario en la plataforma.
• Control y verificación de asistencia mediante código QR y geolocalización.
• Generación de reportes de asistencia y cálculo de nómina.
• Facturación y procesamiento de pagos de suscripción (a través de Wompi).
• Envío de notificaciones push y alertas relacionadas con la operación del servicio.
• Registro de logs de auditoría para seguridad, trazabilidad e integridad del sistema.
• Identificación visual del trabajador mediante fotografía (cuando el administrador la carga).
• Cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
• Mejora continua del servicio y soporte técnico.
• Envío de comunicaciones relacionadas con el servicio (no publicidad no solicitada).

4. Datos de Geolocalización y Dirección IP

La plataforma captura la ubicación geográfica (latitud y longitud) del dispositivo del trabajador únicamente en el momento en que registra su entrada o salida. Esta información se usa exclusivamente para verificar que el trabajador se encuentra dentro del radio permitido del proyecto. No se realiza rastreo continuo de ubicación.

Adicionalmente, se registra la dirección IP del dispositivo en el momento del check-in y check-out, así como en las acciones relevantes dentro de la plataforma, con fines de seguridad y auditoría.

5. Fotografía del Trabajador

La plataforma permite al administrador cargar una fotografía del trabajador con fines de identificación interna. Esta imagen se almacena de forma segura y es accesible únicamente por los administradores y supervisores de la empresa a la que pertenece el trabajador. La fotografía no se utiliza para reconocimiento facial ni procesamiento biométrico. El trabajador puede solicitar su eliminación en cualquier momento ejerciendo su derecho de supresión.

6. Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se realiza con base en:

• Consentimiento del titular — otorgado al aceptar esta política durante el registro.
• Ejecución de una relación contractual — para prestar el servicio contratado.
• Interés legítimo — para la seguridad del sistema (logs de auditoría e IP).
• Obligación legal — cuando la ley colombiana lo exija.

7. Consentimiento de los Trabajadores

Los trabajadores son registrados en la plataforma por el administrador o supervisor de su empresa. El empleador es responsable de informar a sus trabajadores sobre el uso de Fichay y de obtener su consentimiento previo para el tratamiento de datos personales conforme a esta política.

Al registrar trabajadores en la plataforma, el administrador declara haber obtenido la autorización correspondiente de cada trabajador para el tratamiento de sus datos personales según las finalidades descritas en esta política.

8. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos personales pueden ser compartidos con los siguientes terceros únicamente para las finalidades descritas en esta política:

No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con terceros para fines de marketing o publicidad.

9. Almacenamiento Local y Cookies

La plataforma utiliza cookies seguras y, en ciertos casos, almacenamiento local del navegador para mantener la sesión del usuario activa. Estos datos se almacenan exclusivamente en el dispositivo del usuario y son necesarios para el funcionamiento de la plataforma.

Fichay no utiliza cookies de rastreo ni cookies publicitarias. Las únicas cookies empleadas son estrictamente necesarias para la autenticación y el funcionamiento técnico del servicio.

10. Derechos del Titular (Ley 1581 de 2012)

Como titular de datos personales, usted tiene los siguientes derechos:

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a soporte@fichay.app.

11. Seguridad de la Información

Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger sus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, entre ellas:

• Contraseñas almacenadas de forma cifrada e irreversible.
• Todas las comunicaciones protegidas mediante cifrado en tránsito.
• Sesiones de usuario con expiración automática.
• Acceso a los datos restringido por roles y permisos.
• Registros de auditoría protegidos contra alteración.
• Autenticación gestionada por un proveedor de identidad especializado.
• Revisiones periódicas de seguridad de la plataforma.

12. Conservación de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo en que exista una relación contractual activa y por el período adicional que exijan las leyes colombianas aplicables. Los logs de auditoría se conservan por el tiempo necesario para garantizar la trazabilidad y seguridad del sistema. Una vez finalizada la relación y cumplidos los plazos legales, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

13. Cambios a Esta Política

Nos reservamos el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier cambio material será notificado a los titulares con al menos 10 días de anticipación a través del correo electrónico registrado o mediante un aviso visible en la plataforma.

14. Contacto y Reclamaciones

Para consultas, solicitudes o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de sus datos:

• Responsable: Zenvark Technology Solutions
• Correo: soporte@fichay.app

Si no recibe respuesta satisfactoria dentro de los plazos establecidos, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — www.sic.gov.co — autoridad de protección de datos en Colombia.